Gestão de documentos chama atenção de empresários

Tema debatido no último Almoço com Empresários chamou atenção dos participantes que se interessaram em implantar a gestão de documentos em suas empresas. Leia mais...

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O mau gerenciamento de documentos pode acarretar diversos prejuízos para uma empresa. A falta desta prática gera 19 cópias de cada documento por ano; gasta-se em média R$ 32,00 por dia procurando cada documento arquivado de forma errada; perde-se um em cada 20 documentos de uma empresa; gasta-se até 400 horas por ano procurando documentos perdidos; chega a ser consumida entre 12 e 15% da renda da empresa na busca destes documentos; os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos, mas gastam 50% procurando-os.Estas e outras informações divulgadas pelo e-Docs e IDOC Tecnologia foram debatidas durante a terceira edição do “Almoço com Empresários” realizada nesta sexta-feira, 19, no Hotel Parque dos Coqueiros pela Associação Comercial e Empresarial de Sergipe – ACESE. Na oportunidade os empresários puderam tirar dúvidas com o administrador de empresas Claifton Bongiovani do Carmo que foi o palestrante do almoço.  A palestra além de informar sobre os documentos e o tempo de conservação exigido legalmente para cada um deles mostrou os prejuízos que se tem por conta da falta de gerenciamento neste setor. Segundo o palestrante gestão de documentos é o processo gerencial que inclui rotinas operacionais e investimentos em estrutura para garantir o patrimônio documental de uma empresa. “A realidade brasileira em relação ao gerenciamento documental pode ser considerada caótica e muitos empresários desconhecem até os valores de multas que são cobradas no caso da ausência de um documento necessário”, ressaltou o palestrante. Claifton Bongiovani também falou aos empresários sobre o recurso de digitalizar documentos, mas lembrou que nem todos podem ser digitalizados e ter a sua versão em papel descartada. “No caso de optar pela digitalização, é importante que a empresa contrate serviço terceirizado especializado em fazer esse trabalho. Isso vai garantir que seja feita a digitalização naqueles documentos cuja legislação aceita dessa forma, do contrário o prejuízo pode ser ainda maior”, esclarece. Confira a tabela do período de conservação de cada documento. Item documental Lei Tempo de Retenção Acordo de horas trabalhadas CF de 05.10.88 art. 7° 05 anos Balancete Lei  5172 e art. 173 do CTN 05 anos Comprovante de Vale Transporte art. 7° da CF de 05.10.88 05 anos Extrato bancário art. 173 do CTN 05 anos Auxílio Natalidade $ 5º do art. 255 do Reg. Previdência Social 10 anos DARF/ Cofins art. 33 da Lei 8212 de 24.08.01 10 anos DARF / IRPJ art. 46 da Lei 8212 de 24.08.01 10 anos Comunicado de Acidente de Trabalho NR-7 de 29.12.1994 20 anos Contrato de trabalho art. 445 e 451 da CLT e  Dec. Lei 5452 de 01.05.1942 20 anos RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo art. 45 da Lei 8212 de 24.08.1991 30 anos